POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

PREAMBUŁA

1. Adwokat Marcin Merchel prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą pod firmą: Marcin Merchel Adwokat z/s w Gdyni (dalej jako „Kancelaria”), na podstawie wpisu do CEIDG pod NIP: 5832905895.
2. Adwokat prowadzi działalność zgodnie z zasadami etyki oraz regulacjami prawnymi, w tym w szczególności z poszanowaniem prawa do prywatności osób fizycznych, ich dóbr osobistych oraz z uwzględnieniem prawa ochrony danych osobowych.
3. W związku z prowadzoną działalnością Adwokat przetwarzają dane osobowe jako administrator.
4. Niniejsza Polityka ochrony danych osobowych, dalej: „Polityka”, zapewnia zgodność działalności Adwokata z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), dalej: „RODO”, jak również innych przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych.
   
   

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE. ZAKRES STOSOWANIA POLITYKI.

1. Polityka reguluje:
   1) zasady przetwarzania danych osobowych w Kancelarii;
   2) bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w Kancelarii;
   3) procedury związane z naruszeniem ochrony danych osobowych w Kancelarii;
   4) zasady odpowiedzialności za wykonanie i naruszenie Polityki;
   5) sposób uwzględniania tajemnicy adwokackiej przy przetwarzaniu danych osobowych w Kancelarii.
2. Politykę stosuje się do wszelkich czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Kancelarii, w tym w szczególności do przetwarzania danych osobowych:
   1) uzyskanych w związku ze świadczeniem pomocy prawnej przez Adwokata;
   2) osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przez Adwokata;
   3) osób, z którymi Adwokat współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych;
   4) aplikantów adwokackich, praktykantów, studentów stażystów
3. Politykę stosuję się niezależnie od tego, czy w związku z przetwarzaniem danych osobowych Adwokat pełni funkcję administratora, podmiotu przetwarzającego czy odbiorcy danych.
   
   

§ 2. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

1. Dane osobowe w Kancelarii są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, Polityką, Instrukcją oraz innymi aktami wewnętrznymi obowiązującymi w Kancelarii.
2. Dane osobowe w Kancelarii są:
   1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
   2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
   3) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
   4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
   5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
   6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
3. Jeżeli przetwarzane w Kancelarii dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, Adwokat realizuje wobec niej obowiązek informacyjny w zakresie określonym w art. 13 RODO.
4. Jeżeli przetwarzanych w Kancelarii danych osobowych nie pozyskano od osoby, której dane dotyczą, Adwokat realizuje wobec tej osoby obowiązek informacyjny w zakresie określonym w art. 14 RODO, chyba że dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy adwokackiej.
5. Jeżeli w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kancelarii osoba, które dane dotyczą, zgłasza zamiar realizacji któregokolwiek prawa lub wolności przewidzianego w RODO, Adwokat podejmuje decyzję co do uwzględnienia tego żądania, mając na uwadze Rozporządzenie RODO i inne obowiązujące przepisy prawa, jak również zasady etyki adwokackiej. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone innej osobie niż Adwokat, wówczas osoba ta niezwłocznie przekazuje je Adwokatowi.
6. Adwokat prowadzi rejestr, w którym ujawniane są wszystkie czynności przetwarzania danych osobowych dokonywane w Kancelarii.
7. Adwokat może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi niedziałającemu w ramach Kancelarii, o ile nie sprzeciwiają się temu obowiązujące przepisy prawa lub zasady etyki adwokackiej. W takim przypadku Adwokat zawiera z podmiotem przetwarzającym umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 28 RODO. Do powierzenia przetwarzania danych osobowych nie jest uprawniona w Kancelarii inna osoba poza Adwokatem.
8. Adwokat nie przekazuje danych osobowych przetwarzanych w Kancelarii do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO.
   
   

§ 3. BEZPIECZEŃSTWO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH.

1. Adwokat zapewnia środki organizacyjne i techniczne w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych osobowych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak by spełnić wymagania wynikające z RODO i z innych przepisów prawa oraz chronić prawa i wolności osób, których dane dotyczą. Stosowane zabezpieczenia ochrony danych osobowych odpowiadają możliwemu ryzyku naruszeniu praw osób, których dane dotyczą.
2. Adwokat zapewnia minimalizację przetwarzanych danych osobowych, w szczególności poprzez:
   1) ograniczenie zakresu i ilości przetwarzanych danych osobowych w stopniu adekwatnym do celów przetwarzania;
   2) ograniczenie dostępności do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienie od Adwokata oraz zobowiązanych do zachowania poufności;
   3) ograniczenie miejsc, w których dokonywane są czynności przetwarzania danych osobowych;
   4) ograniczenie czasu przetwarzania danych osobowych wyłącznie do czasu wymaganego przepisami RODO oraz innymi przepisami prawa i zasadami etyki adwokackiej.
3. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Kancelarii, obejmuje pomieszczenie biurowe kancelarii, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione przez Adwokata do czynności przetwarzania danych osobowych, zlokalizowane w siedzibie Kancelarii.
4. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym powyżej.
5. Przetwarzanie danych osobowych w formie elektronicznej dopuszczalne jest wyłącznie na przeznaczonych do tego komputerach administrowanych przez Kancelarię zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji.
   
   

§ 4. PROCEDURY ZWIĄZANE Z NARUSZENIEM OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH.

1. Adwokat i wszystkie osoby przetwarzające dane osobowe na polecenie Adwokata zobowiązują się podejmować wszelkie zgodne z prawem środki zaradcze, w tym w szczególności przestrzegać warunków określonych w Polityce, aby nie dopuścić do naruszenia ochrony danych osobowych.
2. Przez naruszenie ochrony danych osobowych należy rozumieć naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
3. W przypadku wykrycia naruszenia ochrony danych osobowych, jak również w przypadku próby lub ryzyka takiego naruszenia, osoba przetwarzająca dane osobowe jest zobowiązana do natychmiastowego podjęcia niezbędnych działań zaradczych oraz do zawiadomienia Adwokata, nie później niż w ciągu godziny od wykrycia naruszenia albo próby lub ryzyka takiego naruszenia.
4. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Adwokat bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
5. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, Adwokat bez zbędnej zwłoki zawiadamiają osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu, chyba że zachodzą okoliczności określone w art. 34 ust. 3 i 4 RODO lub w innych przepisach prawa.
6. Adwokat prowadzi w formie pisemnej rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, w którym szczegółowo opisuje:
   1) okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych;
   2) skutki naruszenia ochrony danych osobowych;
   3) podjęte działania zaradcze.
   
   

§ 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA WYKONANIE POLITYKI.

1. Adwokat ponosi odpowiedzialność za przetwarzane w Kancelarii dane osobowe oraz za wdrożenie i przestrzeganie Polityki w Kancelarii.
2.  Adwokat zapewnia, że osoby dokonujące czynności przetwarzania danych osobowych w Kancelarii:
   1) zostały pisemnie upoważnione do przetwarzania danych osobowych i dokonują tego wyłącznie na polecenie Adwokat;
   2) pisemnie zobowiązały się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych;
   3) pisemnie zobowiązały się do przestrzegania Polityki, RODO oraz innych przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych
3. Adwokat udziela upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wyłącznie aplikantom adwokackim, osobom zatrudnionym przez Adwokata na podstawie umowy o pracę lub osobom, z którymi Adwokat zawarł pisemną umowę cywilnoprawną, stażystom, praktykantom.
4. Adwokat, z własnej inicjatywy lub na wniosek osoby przetwarzającej dane osobowe, udziela jej porad, informacji, wskazówek, a także wiążących poleceń dotyczących ochrony danych osobowych, w tym niniejszej Polityki.
5. Za naruszenie Polityki osoby przetwarzające dane osobowe mogą ponosić odpowiedzialność na zasadach określonych w odrębnych przepisach. W szczególności naruszenie Polityki może stanowić:
   1) przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę;
   2) ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika;
   3) ważny powód wypowiedzenia umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług.
6. Każda osoba dokonująca operacji przetwarzania danych osobowych może zgłaszać Adwokatowi propozycje optymalizacji systemu ochrony danych osobowych w Kancelarii, mając na względzie przede wszystkim ochronę praw i wolności osób, których dane dotyczą. Zgłoszone propozycje mogą w szczególności skutkować zmianą Polityki lub przeglądu, o którym mowa w § 7 ust. 4 poniżej.
   
   

§ 6. TAJEMNICA ADWOKACKA.

1. Dane osobowe, o których Adwokat dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, stanowią tajemnicę adwokacką.
2. Przetwarzanie danych osobowych stanowiących tajemnicę adwokacką odbywa się z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 26 maja 1982 r. – Prawo o adwokaturze (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r. poz. 2368 z późn.zm.) oraz Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (Kodeks Etyki Adwokackiej).
   
   

§ 7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce stosuje się Instrukcję oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy RODO.
2. Polityka została sporządzona w formie pisemnej w jednym egzemplarzu. Podpisany oryginał Polityki przechowywany jest w Kancelarii, natomiast jego skan jest udostępniony osobom upoważnionym przez Adwokata na serwerze Kancelarii.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem 04 kwietnia 2023 roku.
4. Polityka obowiązuje do czasu jej zmiany lub uchylenia. W razie potrzeby, nie rzadziej niż raz w ciągu sześciu miesięcy, Adwokat dokonuje przeglądu Polityki, uwzględniając w szczególności analizę skutków jej obowiązywania dla ochrony danych osobowych oraz ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą. Adwokat dokona zmiany Polityki w szczególności w przypadku, gdy zmianie ulegną obowiązujące regulacje prawne w zakresie ochrony danych osobowych.

Wprowadzono w dniu 04 kwietnia 2023 roku.

Marcin Merchel
Adwokat